Wir stellen dir alle wichtigen Grundlagen zur steuerlichen Forschungsförderung vor. Dann kannst du selbst entscheiden, ob diese attraktive Förderung für dein Unternehmen infrage kommt und welche weiteren Schritte notwendig sind.
Was genau ist die steuerfreie Forschungszulage (FZul)?
Wie der Name bereits andeutet, handelt es sich um eine Regierungsmaßnahme, um Forschung und Entwicklung in Deutschland zu fördern. Hierfür wurde bereits zum 1. Januar 2020 das entsprechende Forschungszulagengesetz verabschiedet. Es erlaubt grundsätzlich allen Unternehmen davon zu profitieren – pauschale Einschränkungen gibt es nur wenige.
Da aber die maximale Höhe an Steuervergünstigungen auf 1 Million Euro beschränkt ist, nehmen vor allem kleine und mittelständische Unternehmen die steuerfreie Forschungszulage in Anspruch. Das reicht von innovativen Hidden Champions mit langer Geschichte hin zu agilen Start-ups. Womöglich macht für einige Betriebe gerade erst diese Förderung den Standort Deutschlan so attraktiv.
Mehr als zwei Drittel aller Anträge entfielen bis zum Jahr 2022 auf KMU. Die Erfolgsquote war dabei durchaus hoch, wie sich aus der folgenden Tabelle entnehmen lässt:
Alle Unternehmensgrößen beantragen die steuerfreie Forschungszulage
Quelle: Tax & Law Magazine – Wie Unternehmen bisher die Zulage nutzen
Die Berechnung der steuerlichen Förderung von Forschung und Entwicklung richtet sich nach den Forschungsausgaben eines Unternehmens, allen voran den Personal- und Auftragskosten. Diese werden anteilig mit der Einkommens- oder Körperschaftssteuer verrechnet oder erstattet. Am Ende hängt es davon ab, ob die Zulage die restliche Steuerlast übersteigt – dazu später mehr.
Rechtlichen Grundlagen zur Forschungsförderung
Doch wer genau ist eigentlich dazu berechtigt, die attraktive Forschungszulage steuerfrei in Anspruch nehmen zu dürfen? Generell kommt jedes steuerpflichtige Unternehmen in Deutschland infrage. Größe, Umsatz oder Branche spielen keine Rolle, sofern es sich nachweislich um förderfähige Ausgaben für Forschung und Entwicklung handelt.
Für die Steuervorteile der Forschungszulage sind ebenso alle Rechtsformen qualifiziert:
- Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG, AG und Ltd.
- Personengesellschaften wie GbR, OHG und KG
- Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleingewerbetreibende
- Kooperationsvorhaben und Auftragsforschung
Kurz gesagt: Wenn dein Unternehmen steuerpflichtig ist oder Steuern in Deutschland zahlt und hohe Forschungsausgaben stemmen muss. Dann sollte es unbedingt diese Möglichkeit zur finanziellen Unterstützung prüfen. Die rechtlichen Hürden sind nämlich weitaus niedriger als bei vielen anderen Förderprogrammen der Bundesregierung.
Ausgeschlossen sind hingegen (staatliche) Bildungs- und Forschungseinrichtungen sowie Unternehmen, die sich in „Schwierigkeiten“ befinden. Typische Beispiele hierfür sind ein laufendes Insolvenzverfahren oder zur Hälfte aufgebrauchtes Stammkapital.
Fachliche Kriterien zur Steuererleichterung durch Forschung und Entwicklung
Nicht alles, was als Forschung und Entwicklung deklariert wird, ist auch im Sinne der steuerlichen Innovationsförderung. So gibt es klare Vorgaben, welche Arten der Forschung überhaupt erst infrage kommen. Dazu gehören allen voran die Folgenden.
- Grundlagenforschung: Sie gilt als essenziell für den Fortschritt, ist aber kurz- bis mittelfristig kommerziell nicht nutzbar. Deswegen unterstützt die steuerfreie Forschungszulage bewusst die wichtige Grundlagenforschung.
- Industrielle Forschung: Hierbei stehen insbesondere praktische Fragestellungen im Vordergrund, die Unternehmen durch wissenschaftliches und ingenieurmäßiges Engagement zu lösen versuchen.
- Experimentelle Entwicklung: Bei dieser Art der Forschung greifen Unternehmen auf Kenntnisse und Fertigkeiten zurück, um neue oder bestehende Produkte, Verfahren und Dienstleistungen zu entwickeln bzw. grundlegend zu verbessern.
Zudem gibt es noch weitere Anforderungen, die das eigene Forschungs- und Entwicklungsprojekt zur steuerlichen Förderung unbedingt erfüllen muss. Dafür folgen später im Antrag fünf einfache Kategorien, die wir vorab kurz erklären.
- Neuartig: Die Forschung muss neue Erkenntnisse hervorbringen.
- Schöpferisch: Alle Forschungsarbeiten müssen originär sein.
- Systematisch: Es muss einen Forschungs- und Budgetplan geben.
- Reproduzierbar: Das Ergebnis muss reproduzierbar sein (Dokumentation).
- Ungewiss: Es gibt Ungewissheit, welches Ergebnis am Ende eintritt.
Sind alle diese Punkte erfüllt, steht deiner steuerfreien Zulage für Forschung und Entwicklung eigentlich nichts mehr im Weg. Beachte jedoch, dass du bei Bedarf immer in der Lage sein musst, die Erfüllung aller genannten Kriterien auch nachzuweisen.
Förderfähige Kosten und maximale Fördermittel
Nicht alle Forschungsausgaben sind förderfähig, sondern grundsätzlich nur Personalkosten. Es kann sich dabei um Mitarbeiter, Eigenleistung oder sogar Auftragsforschung handeln, solange die oben genannten Kriterien zur Forschungsarbeit erfüllt sind.
Die Berechnung für die steuerfreie Forschungszulage kann sich je nach Fall unterscheiden:
- 25 % Förderquote der Personalkosten inkl. Zukunftssicherung bei Mitarbeitern (ohne die steuerfreien Bestandteile des Gehalts)
- 15 % Förderquote der zuwendungsfähigen Ausgaben bei Auftragsforschung im EWR (maximal 60 % der Ausgaben zu 25 % anrechenbar)
- 40 Euro pro Stunde bei Eigenleistung als Einzelunternehmer oder Gesellschafter (maximal 2.080 Stunden pro Jahr anrechenbar)
Es gibt aber eine Begrenzung der Bemessungsgrundlage, die ursprünglich auf 2 Millionen Euro festgesetzt wurde. Als Reaktion auf die Coronakrise hat die Regierung diese Begrenzung rückwirkend für den Zeitraum ab dem 01. Januar 2020 bis zum 30. Juni 2026 auf 4 Millionen angehoben – dein Unternehmen kann also noch einige Jahre davon profitieren.
Folglich ist derzeit eine maximale steuerliche Forderungshöhe von bis zu einer Million Euro möglich (25 % bei 4 Mio. Euro Personalkosten). Nach dem 30. Juni 2026 sinkt die Zulage für Forschung und Entwicklung dann wieder auf maximal 500.000 Euro ab. Für Auftragsforschung und Eigenleistung gelten natürlich entsprechend andere Maximalbeträge (siehe oben).
Forschungszulage: Steuerliche Aspekte und Auszahlung
Wie anfangs bereits angesprochen, ist eine zwingende Voraussetzung für die steuerfreie Forschungszulage, dass dein Unternehmen steuerpflichtig ist bzw. Steuern zahlt. Denn die Anrechnung bzw. Auszahlung erfolgt über die zu leistende Einkommens- oder Körperschaftssteuer (KSt). Damit ist es ein effektives Mittel zur Senkung der Steuerlast in Deutschland.
Zwei praktische Beispiele zur steuerlichen Forschungsförderung:
| Unternehmen 1 | Unternehmen 2 | |
| Festgesetzte KSt 2023 | 2.000.000 Euro | 500.000 Euro |
| ./. Steuervorauszahlungen | 2.000.000 Euro | 300.000 Euro |
| = Zwischenergebnis Zahllast | 0 Euro | 200.000 Euro |
| ./. Forschungszulage | 1.000.000 Euro | 200.000 Euro |
| = steuerfreie Erstattung | 1.000.000 Euro | 0 Euro |
Unternehmen 1 kann aufgrund höherer Forschungsausgaben die maximale Förderhöhe in Anspruch nehmen. Es hat bereits die gesamte Steuervorauszahlung geleistet und erhält somit die komplette Forschungszulage steuerfrei erstattet. Unternehmen 2 hat hingegen die Vorauszahlungen gemindert, kann aber die restliche Zahllast mit der Zulage verrechnen.
Bitte beachten: im Falle einer Verrechnung ist die Forschungszulage nicht steuerfrei. Die Minderung der Steuervorauszahlung 2023 kostet Unternehmen 2 somit Steuern i.H.v. 30.000 Euro (15 % von 200.000 EUR, § 23 Abs. 1 KStG). Deswegen ist eine Vorauszahlung idealerweise so zu gestalten, dass die Forschungszulage steuerfrei als Erstattung erfolgt.
Schritt für Schritt Antragsverfahren zur steuerfreien Forschungszulage
Die größte Hürde für Unternehmen sind meistens nicht die rechtlichen Rahmenbedingen, sondern die Komplexität, der Aufwand und der ungewisse Ausgang einer umfangreichen Bewerbung. Schließlich möchte niemand Stunden und Tage damit verbringen, alle Informationen vorzubereiten, um am Ende dann doch mit leeren Händen dazustehen.
Wir stellen dir deswegen eine Schritt für Schritt Anleitung bereit, mit der du im Handumdrehen einen erfolgversprechenden Antrag einreichen kannst. Halte dich an die folgenden Schritte und Hinweise.
1. Förderfähige Forschungsprojekte identifizieren
Noch bevor dein Unternehmen einen Antrag stellt, solltest du zunächst förderfähige Projekte und Ausgaben identifizieren. Im Abschnitt zu den fachlichen Kriterien haben wir bereits erwähnt, welche Voraussetzungen deine Forschungsarbeiten erfüllen müssen. Handelt es sich um Grundlagenforschung, industrielle Forschung oder experimentelle Entwicklung?
Ist die Forschung so aufgesetzt, dass sie neuartig, schöpferisch, systematisch, reproduzierbar und ungewiss ist? Bei Bedarf muss dein Unternehmen natürlich alle diese Kriterien auch nachweisen können. Eine solide Planung, Organisation und Dokumentation sollte jedoch ohnehin in jedem Unternehmen bereits vorhanden sein.
2. Antrag auf Forschungszulage bei der BSFZ einreichen
Als Nächstes kannst du gleich direkt und kostenlos deinen Antrag im Webportal der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) stellen. Die Anmeldung erfolgt dabei über den ELSTER-Login bzw. das ELSTER-Zertifikat deines Unternehmens. Auf den ersten Blick kann der Antrag ein wenig abschreckend wirken, aber es gibt zumindest eine praktische Übersicht.
Anschließend prüft die Bescheinigungsstelle, ob das Forschungsprojekt deines Unternehmens die Anforderungen auf die steuerfreie Forschungszulage erfüllt. Das Ergebnis erhält dann sowohl dein Unternehmen als auch das zuständige Festsetzungsfinanzamt. Bitte beachten: Die Bescheinigungsstelle leistet in der Regel keine individuelle Beratung.
3. Gesonderten Vordruck beim Finanzamt vorlegen
Zwar kann dein Unternehmen die steuerliche Förderung von Forschung und Entwicklung in allen Phasen und sogar vor dem Projekt beantragen. Aber der Antrag auf Erstattung beim zuständigen Finanzamt erfolgt erst nach Ablauf des jeweiligen Wirtschaftsjahres. Hierfür gibt es einen gesonderten Vordruck, der elektronisch einzureichen ist.
Das Finanzamt kümmert sich im Anschluss um die Festsetzung der Forschungszulage und ihrer Höhe. Diese wird im Anschluss mit der fälligen Einkommens- oder Körperschaftssteuer verrechnet. In Verlustjahren kann sich dadurch sogar eine Auszahlung ergeben – die Steuerpflicht reicht in diesem Fall aus, obwohl kein zu versteuernder Gewinn angefallen ist.
4. Folgeanträge für die nächsten Wirtschaftsjahre beachten
Ein Antrag auf die steuerliche Forschungsförderung ist immer nur für ein Wirtschaftsjahr gültig, kann aber bis zu 4 Jahre rückwirkend eingereicht werden. Das bedeutet, bei einem erfolgreichen Ergebnis sollte dein Unternehmen auch in den Folgejahren von dieser attraktiven Fördermöglichkeit Gebrauch machen. Folgeanträge fallen einem ohnehin deutlich leichter.
Oder du prüfst, ob in den vergangenen Jahren ab dem 01. Januar 2020 weitere Forschungsprojekte zur steuerlichen Förderung infrage kommen. Mit der angekündigten Verjährung hat dein Unternehmen noch bis Ende 2024 Zeit, um die Zulage rückwirkend für alle abgelaufenen Jahre zu beantragen – nutze diese Möglichkeit!
5. Bei Ablehnung nicht sofort aufgeben
Die meisten Unternehmen erhalten mit dem Ergebnis einen positiven Bescheid. Aber am Ende lehnt die Bescheinigungsstelle je nach Jahr auch fast 30 % aller Anträge ab. Dafür kann es eine Vielzahl von Gründen geben, ob unpassendes Forschungsprojekt, unzureichende Dokumentation oder formale Fehler bei der Antragstellung.
Doch damit ist die steuerfreie Forschungszulage nicht verloren, es gibt nämlich die Möglichkeit zum Widerspruch. Das erlaubt es deinem Unternehmen, im Notfall den Antrag noch einmal zu prüfen und zu verbessern. In der Realität sollte das aber ein klarer Hinweis darauf sein, sich unbedingt eine professionelle Beratung zu suchen.
Praktische Tipps zur Optimierung deines Antrags
Im Rahmen des Antragsverfahrens findest du viele Informationen in den dazugehörigen Formularen und Übersichten. Diese sind leider nicht immer ganz einfach verfasst und setzen oft auf eine typische Behördensprache.
Die folgenden Tipps können dir aber bei deinen Vorbereitungen helfen:
- Antrag früh stellen und mit einer 3-monatigen Bearbeitungszeit planen
- Alle Forschungsprojekte und Ausgaben von Anfang an ordentlich dokumentieren
- Ausgaben für Auftragsforschung und Kooperationsvorhaben ebenfalls berücksichtigen
- Technische Ansprechpartner zur Projektbeschreibung beim Antrag mit einbeziehen
- Einen transparenten Stundenzettel aller Mitarbeiter für das Finanzamt führen
Speziell der letzte Punkt kann einen Unterschied ausmachen, wie schnell und in welcher Höhe das Finanzamt die steuerfreie Forschungszulage bewilligt. Saubere Dokumentation ist sprichwörtlich das A und O bei jedem staatlichen Zuschuss.
Alternative Förderprogramme und Synergien
Abgesehen von der steuerlichen Forschungsförderung gibt es aber noch zahlreiche weitere Alternativen, die für dein Unternehmen ebenfalls interessant sein könnten. Im Bereich Forschung und Entwicklung sind das vor allem die Folgenden.
Zentrales Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM)
Dieses Innovationsprogramm dient dazu, Deutschlands starken Mittelstand weiterhin konkurrenzfähig zu halten. Die Unterstützung bezieht sich generell auf alle innovationsorientierten Forschungs- und Entwicklungsprojekte im Bereich KMU. So wie bei der Forschungszulage gibt es keine Einschränkungen bei Themen und Branchen.
Die Förderquote kann sich auf maximal 40 % der zuwendungsfähigen Personal- und Gemeinkosten belaufen. Damit kann dieses Programm eine attraktive Alternative oder Synergie zur steuerfreien Forschungszulage sein.
KMU-innovativ
Anders als die Forschungsanlage und das ZIM, beschränkt sich KMU-innovativ auf bestimmte Bereiche der Forschung. Es geht insbesondere darum, mittelständischen Unternehmen in wichtigen Technologiefeldern die passende Unterstützung bereitzustellen. Dazu gehören beispielsweise Bioökonomie, Medizintechnik und Photonik, sowie viele weitere.
Hierbei kann die Förderquote sogar auf bis zu 60 % ansteigen und Personal-, Gemein- und Sachkosten umfassen. Sollte dein Unternehmen in einem der nachgefragten Zukunftsbereiche forschen, ist KMU-innovativ ein hervorragendes Förderprogramm.
START-interaktiv
Eine weitere Möglichkeit zur Förderung interaktiver Technologien bietet das Programm START-interaktiv. Es soll das „Innovationspotenzial von Start-ups in der Spitzenforschung zu interaktiven Technologien für Gesundheit und Lebensqualität stärken“. Im Vordergrund stehen also Start-ups mit risikoreichen Forschungsausgaben.
Förderfähig sind sowohl Forschungsprojekte von Unternehmen als auch Hochschulen. Der maximale Betrag zur Förderung hängt von mehreren Faktoren ab – Unternehmen können aber maximal 400.000 Euro pro Projekt erhalten.
Erfolgsstudie zur steuerfreien Forschungszulage
Obwohl die Anzahl an Anträgen nach wie vor weit hinter den Erwartungen der Regierung liegt, gewann das Programm zur steuerlichen Förderung von Forschung und Entwicklung zunehmend an Beliebtheit. Im Jahr 2021 belief sich die Unterstützung lediglich auf 19 Mio. Euro. Bereits im Jahr darauf sprang der Wert aber auf 128 Mio. Euro – ein beachtlicher Anstieg.
Dieser Trend hält bis heute an, so zum Beispiel im Chemie- und Pharmabereich:
Anzahl der Anträge in Chemie und Pharma wächst
Quelle: ZEW
Im Bereich Chemie gehören 64 % aller Antragsteller zum KMU, bei Pharma sind es sogar ganze 81 %. Mit dem kommenden Wachstumschancengesetz soll die Forschungszulage für den Mittelstand noch attraktiver werden. Einer ZEW-Untersuchung zufolge profitieren allen voran mittelgroße Unternehmen mit 250 bis 999 Mitarbeitern.
Damit trägt die steuerfreie Forschungszulage trotz holprigem Start in Zukunft erheblich zur Attraktivität Deutschlands als nachhaltiger Wissenschaftsstandort bei.
Fünf wichtige Fragen zu steuerfreien Forschungszulage
1. Was qualifiziert ein Projekt als förderfähig für die steuerfreie Forschungszulage?
Prinzipiell können sich alle Projekte der Grundlagen- und industriellen Forschung sowie zur experimentellen Entwicklung qualifizieren. Dafür müssen sie aber neuartig, schöpferisch, systematisch, reproduzierbar und ungewiss sein.
2. Können auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von der Forschungszulage profitieren?
Steuerpflichtige Unternehmen aller Größen können einen Antrag stellen und von der Zulage profitieren. Wie viele Mitarbeiter das Unternehmen hat, wie hoch die Umsätze sind oder welche Rechtsform es hat, spielt grundsätzlich keine Rolle.
3. Wie beeinflusst die Forschungszulage die Steuererklärung meines Unternehmens?
Da die Zulage in der Regel eine Steuererstattung ist, wirkt sie sich nicht auf die Einnahmen deines Unternehmens aus. Das macht sie komplett steuerfrei. Das gilt jedoch nicht bei der Verrechnung auf eine ausstehende Körperschaftsteuer.
4. Was passiert, wenn mein Antrag auf die steuerfreie Forschungszulage abgelehnt wird?
Die Bescheinigungsstelle lehnt im ersten Anlauf eine ganze Reihe von Anträgen ab. Du hast jedoch die Möglichkeit, einen Widerspruch einzulegen und deinen Antrag noch einmal zu überarbeiten. Spätestens dann solltest du aber professionelle Hilfe zurate ziehen.
5. Gibt es eine Deadline für die Antragstellung auf die Forschungszulage?
Dein Unternehmen hat bis zu 4 Jahre Zeit, um die steuerliche Förderung von Forschung und Entwicklung in Anspruch zu nehmen. Das bedeutet, du kannst die Zulage bis Ende 2024 sogar noch rückwirkend für Projekte aus dem Jahr 2020 erhalten.
Fazit: Die steuerfreie Forschungszulage ist ein attraktiver Anreiz für alle forschenden Unternehmen
Viele Unternehmen in Deutschland kämpfen derzeit mit stark gestiegenen Kosten, Fachkräftemangel und unsicheren Wirtschaftsbedingungen. Die steuerfreie Forschungszulage kann genau die richtige Antwort darauf sein. Sie bietet deinem Unternehmen bei kostspieligen Forschungsprojekten eine attraktive finanzielle Unterstützung als praktische Steuererstattung.
Die Beantragung kann zwar auf den ersten Blick durchaus komplex wirken. Aber mithilfe unserer greifbaren Schritt für Schritt Anleitung sollte es trotzdem problemlos gelingen. Dank des kürzlich verabschiedeten Wachstumschancengesetzes wird diese steuerliche Forschungsförderung in Zukunft sogar noch attraktiver, vor allem für KMU!
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