In 7 Schritten zum erfolgreichen Forschungszulage Antrag

von | 21.03.2024 | Ablauf des Antragsprozesses bei der Forschungszulage, FAQ

Durch das Gesetz zur steuerlichen Förderung von Forschung und Entwicklung können Unternehmen attraktive Zulagen von bis zu 25% beantragen. Die steuerliche Förderung soll den Unternehmensstandort Deutschland stärken und gerade kleinen und mittleren Unternehmen bei der Finanzierung ihrer F&E-Projekte helfen.
Besonders interessant: Antragsteller kann jedes in Deutschland steuerpflichtige Unternehmen sein – unabhängig von der Branche, Rechtsform und Größe! Zusätzlich können Förderungen auch rückwirkend bis zum 01. Januar 2020 beantragt werden. Das macht die Forschungszulage (FZul) zu einem der attraktivsten Förderprogramme.

Dennoch kann das mehrstufige Antragsverfahren für viele abschreckend wirken, gerade, wenn es der erste Antrag dieser Art ist. Wie das Antragsverfahren funktioniert und wie du eine Bewilligung für deinen Forschungszulage-Antrag bekommst, erfährst du in diesem Artikel.

Voraussetzungen für den Forschungszulage Antrag

Zunächst solltest du dich über die Voraussetzungen und die Förderkriterien für die steuerfreie Forschungszulage informieren. Grundsätzlich müssen alle Voraussetzungen erfüllt sein, damit dein Förderantrag bewilligt wird. Die gute Nachricht ist, dass bei diesem Förderprogramm fast alle Arten von Unternehmen und eine Vielzahl von Projekten förderfähig sind.  Welche Voraussetzungen das sind und welche Förderkriterien erfüllt sein müssen, haben wir dir in den folgenden Tabellen zusammengefasst. Danach kannst du beurteilen, ob dein Projekt grundsätzlich förderfähig wäre oder nicht.

Wer wird gefördert?

Bei der Frage, wer die steuerfreie Forschungszulage beantragen kann, gibt es im Forschungszulagengesetz kaum Einschränkungen. Das bedeutet: Jedes in Deutschland steuerpflichtige Unternehmen kann die Förderung prinzipiell in Anspruch nehmen. Es muss nur nachweisen können, dass es im Bereich Forschung und Entwicklung (F&E) tätig ist. Ausgenommen sind lediglich Unternehmen mit öffentlicher Trägerschaft oder Unternehmen, die sich in finanziellen Schwierigkeiten befinden. Beispiele hierfür sind staatliche Bildungs- oder Forschungsinstitute sowie Unternehmen in einem laufenden Insolvenzverfahren.

Rechtsform
  • Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG, AG und Ltd.
  • Personengesellschaften wie GbR, OHG und KG
  • Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleingewerbetreibende
  • Kooperationsvorhaben und Auftragsforschung
Branchekeine Einschränkung
Größekeine Einschränkung
Liquidität
  • kein laufendes Insolvenzverfahren
  • kein über die Hälfte aufgebrauchtes Stammkapital
  • keine Rückzahlungspflichten andere Fördermittel

Weitere Infos zu den rechtlichen Bedingungen findest du hier.

Was wird gefördert?

Die steuerfreie Forschungszulage fördert Projekte und Vorhaben im Bereich Forschung und Entwicklung, die nach dem 01. Januar 2020 begonnen haben. Entscheidend für die Bewilligung deines Antrags ist: Dein Projekt muss den Kriterien für ein F&E-Projekt entsprechen und als solches von einer Bescheinigungsstelle zertifiziert werden. Wie genau das Antragsverfahren funktioniert und was genau mit den Förderkriterien gemeint ist, erklären wir dir weiter unten im Artikel.

Folgende Tätigkeiten werden gefördert:

GrundlagenforschungExperimentelle oder theoretische Arbeiten, die in erster Linie dem Erwerb neuen Grundlagenwissens ohne erkennbare direkte kommerzielle Anwendungsmöglichkeiten dienen.
Industrielle ForschungPlanmäßiges Forschen oder kritisches Erforschen zur Gewinnung neuer Kenntnisse und Fertigkeiten mit dem Ziel, neue Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln oder wesentliche Verbesserungen bei bestehenden Produkten, Verfahren oder Dienstleistungen herbeizuführen. Hierzu zählen auch die Entwicklung von Teilen komplexer Systeme und unter Umständen auch der Bau von Prototypen in einer Laborumgebung oder in einer Umgebung mit simulierten Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie auch von Pilotlinien, wenn dies für die industrielle Forschung und insbesondere die Validierung von technologischen Grundlagen notwendig ist.
Experimentelle ForschungErwerb, Kombination, Gestaltung und Nutzung vorhandener wissenschaftlicher, technischer, wirtschaftlicher und sonstiger einschlägiger Kenntnisse und Fertigkeiten mit dem Ziel, neue oder verbesserte Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln. Dazu zählen zum Beispiel auch Tätigkeiten zur Konzeption, Planung und Dokumentation neuer Produkte, Verfahren und Dienstleistungen.

Es werden alle Vorhaben gefördert, die als Forschungs- und Entwicklungsprojekte zertifiziert werden. Diese Kriterien entscheiden, ob dein Projekt förderfähig nach dem Forschungszulagengesetz ist:

  • Neuartigkeit
  • Risiko / Unwägbarkeit
  • Planmäßigkeit

Weitere Infos zu nicht-EU-Unternehmen findest du hier.

Wie hoch ist die Förderung?

Wenn die oben genannten Kriterien erfüllt sind, bekommst du 25% der Personalkosten und 15% der externen Kosten erstattet. Externe Kosten sind Kosten für Forschung- und Entwicklungsarbeiten, die von anderen Unternehmen für dein Vorhaben geleistet werden. Man spricht hier auch von Auftragsforschung. Hier findest du Rechenbeispiele und eine detaillierte Erklärung der Zulage.

Die Förderung wird als Steuerrückerstattung gewährt, du bekommst die Zulage also bei der nächsten Steuererklärung. Für Gesellschaften ist dies die Körperschaftssteuererklärung. Für Einzelunternehmen ist es die Gewerbesteuererklärung.

Was gibt es darüber hinaus zu beachten?

Falls du keinen Förderberater hast, informiere dich über die rechtlichen Bedingungen und sieh dir die Beispiele an. Dort erklären wir dir die rechtlichen Grundlagen und die Möglichkeit der Kombination mit anderen Förderprogrammen. Sieh dir auch dieses Video an, in dem erklärt wird, was bei einer Kombination mit anderen Förderprogrammen zu beachten ist.

Vorbereitung auf den Antragsprozess

Bevor das eigentliche Antragsverfahren starten kann, sind einige Vorbereitungen notwendig. Denn bedenke: Je besser das Projekt im Vorfeld aufbereitet und argumentiert ist, desto höher sind die Chancen auf eine Bewilligung und Auszahlung der Forschungszulage. Hier arbeitet der Antragsteller in der Regel mit einer Förderberatung zusammen. Wir erklären dir in diesem Guide, wie der komplette Antragsprozess ablaufen kann.

Zunächst wird ein kostenloses Erstgespräch vereinbart, dann folgt ein Kick-Off Meeting mit allen wichtigen Infos. Die Vorbereitungsphase ist dazu da, verschiedene Informationen wie die Projektkalkulation zu erarbeiten. Dann wird der Forschungszulage Antrag gestellt.

Bevor der Forschungszulage Antrag gestellt wird, sind einige Vorbereitungen zu treffen.

1. Kostenloses Erstgespräch: Ist mein Projekt förderfähig?

Jedes Projekt ist einzigartig und muss individuell auf Förderfähigkeit geprüft werden. Hol dir einen Termin für ein kostenloses Beratungsgespräch bei einem professionellen Förderberater. Dieser gibt dir eine erste Einschätzung, ob dein Projekt für die Förderung in Frage kommt. Beachte, dass sowohl die Abgrenzung der förderfähigen Ausgaben als auch die inhaltliche Argumentation entscheidend dafür sein können, ob dein Antrag bewilligt wird oder nicht.

2. Kick-Off: Wie plane ich den Antragsprozess für die Forschungszulage?

Bevor die inhaltliche Vorbereitung für deinen ersten Antrag starten kann, solltest Du den Prozess der Antragstellung planen. Die Vorbereitung allein kann schon einige Wochen in Anspruch nehmen. Beim eigentlichen Antragsverfahren musst du noch deutlich mehr Zeit einplanen. Wir geben dir hier einen Überblick über alle Punkte, die du im Kick-Off Meeting bedenken solltest:

  • Stelle ein geeignetes Team zusammen. Idealerweise besteht dieses aus Personen mit technischem Hintergrund (z.B. ein Software-Architekt oder Ingenieur), Personen aus der Buchhaltung oder dem Projektmanagement und einem Förderberater.
  • Plane Termine und Fristen. Für die Erarbeitung der Inhalte für den Antrag solltest du mindestens 2-4 Wochen einplanen. Wenn es dein erster Antrag dieser Art ist, plane zusätzliche Zeit ein. Das Antragsverfahren selbst kann bis zu 12 Wochen dauern, bei Fristverlängerung oder Widersprüchen noch länger. Informiere dein Team über wichtige Deadlines und lege fest, wer was bis wann zu liefern hat.
  • Hol dir die notwendigen Formulare und Templates für Antrag, Projektkalkulation und technische Dokumentation. Wenn du den Antrag zusammen mit einem Berater stellst, wird dir dieser alles Wichtige zur Verfügung stellen.

3. Vorbereitungsphase für den Forschungszulage Antrag – so geht’s

Vor Einreichung des Förderantrags müssen diverse Inhalte erarbeitet werden. Diese Aufgaben solltest du in deinem Projektteam verteilen. Dann kann parallel am Antragsformular gearbeitet werden und somit die Zeit für den Antragsprozess verkürzt werden.

  • Erarbeite dir eine individuelle Förderstrategie, um die bestmöglichen Chancen für einen erfolgreichen Antrag zu gewährleisten. Dies ist eine Aufgabe für den Förderberater.
  • Identifiziere die förderfähigen Projekte und Ausgaben, die nach dem Forschungszulagengesetz (FZulG) förderfähig sind. Hierzu ist eine detaillierte Projektkalkulation deiner Forschungs- und Entwicklungsprojekte notwendig. Es sollten stets die oben genannten Kriterien für die Förderfähigkeit erfüllt sein. Frag am besten deine Kollegen aus der Buchhaltung oder dem Projektmanagement.
  • Eine inhaltliche Aufarbeitung des Projektes durch die technische Redaktion. Hier wird die Technologie auf Sachebene erklärt und die Förderfähigkeit des F&E-Projektes dargestellt. Es sollte klar werden, wie genau die Technologie funktioniert und warum sie den Förderkriterien entspricht. Ziehe Personen hinzu, die einen technischen Hintergrund haben und an der Entwicklung der Technologie mitgewirkt haben.
  • Eine Bevollmächtigung deines Förderberaters zur Einreichung der Anträge und Bearbeitung der Nachforderungen. So stellst du sicher, dass alle Unterlagen fristgerecht eingereicht werden und bei Nachforderungen schnell reagiert werden kann. Dafür benötigst Du das ELSTER-Zertifikat deines Unternehmens.

4. Start des Antragsverfahrens – Einreichung des Antrags

Erst, wenn alle Vorbereitungen erledigt sind, kann ein vollständiger und aussagekräftiger Antrag bei der Bescheinigungsstelle eingereicht werden. Lasse vor der Einreichung deine Antragstexte, Kalkulationen und Grafiken nochmal prüfen, damit keine Fehler entstehen, durch die dein Antrag möglicherweise abgelehnt wird. Den Antrag musst du digital mithilfe des ELSTER-Zertifikats signieren und im Webportal der Bescheinigungsstelle einreichen.

Dann beginnt das eigentliche Antragsverfahren. Ein Gutachter prüft nun, ob die Kriterien zur Einordnung als F&E-Vorhaben erfüllt sind. Hierbei können inhaltliche Fragen und Nachforderungen aufkommen, bei denen dich deine Berater unterstützen werden.

Der eigentliche Antragsprozess

Wenn der Antrag bei der Bescheinigungsstelle eingereicht wird, beginnt der eigentliche Antragsprozess. In diesem Absatz erfährst du, wie die Prüfung, Bewilligung und Auszahlung der Förderung funktioniert.

Wenn der Forschungszulage Antrag eingereicht ist, beginnt die Prüfung durch den Gutachter. Hier können Nachforderungen entstehen. Bis zur Bewilligung dauert es in der Regel 12-14 Wochen. Dann folgt die Auszahlung bei der nächsten Steuererklärung.

Nach der Antragstellung – von der Prüfung bis zur Auszahlung der Forschungszulage

5. Prüfung deines Forschungszulage Antrags durch einen Gutachter der BSFZ

Dein Forschungszulage Antrag liegt jetzt beim Gutachter der Bescheinigungsstelle für Forschungszulage (BSFZ). Dieser prüft, ob die Kriterien der Förderfähigkeit erfüllt sind, die in der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO) definiert sind. Alle Kriterien müssen erfüllt sein, damit dein Projekt als Forschungs- und Entwicklungsvorhaben gilt und somit damit förderfähig im Sinne des FZulG ist. Folgende Kriterien werden überprüft:

  • Neuartigkeit
    Das Kriterium der Neuartigkeit setzt voraus, dass die Arbeiten darauf abzielen, neue Kenntnisse und Fertigkeiten zu gewinnen oder vorhandene wissenschaftliche, technische, wirtschaftliche oder sonstige einschlägige Erkenntnisse und Fertigkeiten, Konzepte, Strategien, Methoden oder Technologien (Stand der Technik) in neuer Weise zu nutzen. Dies erfolgt mit dem Ziel, über bereits bestehende routinemäßige (Dienst-)Leistungen bzw. Standardprozesse hinaus neue Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln oder wesentliche Verbesserungen bei bestehenden Produkten, Verfahren oder Dienstleistungen bzw. die Erschließung neuer Geschäftsmodelle und/oder Methoden herbeizuführen.
  • Risiko / Unwägbarkeit
    Das Kriterium Risiko / Unwägbarkeit ist dann erfüllt, wenn wissenschaftliche bzw. technische Hemmnisse, Risiken oder Herausforderungen bestehen, die die Zielerreichung gefährden und so im Extremfall zum Scheitern des Vorhabens führen könnten.
  • Planmäßigkeit
    Das Kriterium der Planmäßigkeit erfordert, dass die Arbeiten genau definierte Aufgaben wissenschaftlicher oder technischer Art mit klar festgelegten Zielen beinhalten. Die Planung der durchzuführenden Tätigkeiten erfolgt etwa über einen Zeit- bzw. Arbeitsplan mit entsprechender Ressourcen- und Personalplanung, Arbeitspaketen und ggf. Meilensteinen oder durch die Darstellung einzelner Verfahrensschritte und der jeweils erwarteten (Zwischen-)Ergebnisse.

Der Prozess der Bescheinigung dauert bis zu 12 Wochen. In diesem Zeitraum kann es zu Nachforderungen durch den Gutachter kommen. Die Frist zur Beantwortung dieser Nachforderungen liegt in der Regel bei 2 Wochen. Du musst also schnell reagieren. Denn die Nachforderungen können von der Beantwortung einfacher Fragen bis zur Erarbeitung weiterer Unterlagen wie Kalkulationen, Grafiken oder technischen Dokumentationen reichen. Dein Förderberater wird dir helfen, die richtigen Antworten auf die Nachforderungen zu erarbeiten.

6. Bewilligung deines Forschungszulage Antrags

Im Idealfall erhältst du dann von der Bescheinigungsstelle einen Bescheid eine Bescheinigung, dass dein eingereichtes Projekt als Forschungs- und Entwicklungsvorhaben zertifiziert ist. Diese Bescheinigung berechtigt dich, die steuerfreie Forschungszulage in Anspruch zu nehmen. Man kann also zu diesem Zeitpunkt von einer Bewilligung deines Forschungszulage Antrags sprechen. Sie wird im Portal der Bescheinigungsstelle, in dem du den Forschungszulage Antrag eingereicht hast, hochgeladen. Du und deine Bevollmächtigten werden per E-Mail benachrichtigt.

Die Bescheinigung geht automatisch in Kopie an dein zuständiges Finanzamt.

7. Auszahlung

Die steuerfreie Forschungszulage ist eine Förderung in Form einer steuerlichen Rückerstattung. Diese wird ausgezahlt, sobald dein Unternehmen die nächste Körperschaftssteuererklärung einreicht. Dein Förderberater wird dich bis zur Auszahlung des Betrags auf dein Konto beim Prozess begleiten.

Beratungsoptionen und Tipps zum Antragsverfahren

Gerade in der Vorbereitungsphase auf den Forschungszulage Antrag ist es sinnvoll, Beratung in Anspruch zu nehmen. So stellst du sicher, dass deine Leistungen und deine Ausgaben als förderfähig anerkannt werden. Erfrage, ob dein Berater Erfahrungen mit dem Forschungszulage Antrag hat und sich mit dem Thema deiner Forschung auskennt.

Hier sind noch ein paar Tipps zur positiven Zertifizierung (als FuE-Projekt) Bewilligung:

  • Stelle das richtige Team zusammen. Du brauchst Experten im Bereich des Antragsverfahrens sowie der technischens, technische Entwicklung, im Projektmanagement und der Steuerberatung.
  • Wähle die richtige Projektstruktur. Identifiziere alle Arbeiten, die den Förderkriterien entsprechen und fasse sie zu Projekten zusammen. Hier kann dein Förderberater helfen.
  • Hinterlege in deinen Forschungszulage Antrag die notwendigen Texte, Grafiken, Kalkulationen, Stundenzetteln und technischen Dokumentationen. Lasse alles prüfen, bevor du es losschickst.
  • Halte dich an den Prozess. Organisiere so früh wie möglich mit deinem Team, was bis wann erarbeitet werden muss und lege Termine und Fristen fest.

Fünf Fragen zur Antragstellung mit Beratern

Wie läuft der Prozess der Forschungszulagen-Beratung ab?

  1. Kostenloses Erstgespräch mit einem erfahrenen Fördermittelberater
  2. Kick-Off und erste Briefings
  3. Gemeinsame Erarbeitung einer individuellen Förderstrategie, relevanter Inhalte und Dokumentationen inklusive der Antragstellung
  4. Antragstellung, Beratung und Steuerung bei Nachforderungen und Widersprüchen bis zur Auszahlung der Zulage

Welche Voraussetzungen sind für eine Fördermittelberatung erforderlich?

Jeder kann und sollte sich beim Antragsverfahren für Fördermittel Unterstützung holen, unabhängig von der Unternehmensgröße oder -branche. Erkundige dich vorher, ob dein Berater Erfahrungen mit dem jeweiligen Förderbereich hat.

Was grenzt uns von anderen Beratungsdienstleistern ab

Jedes Forschungsprojekt ist einzigartig und bringt individuelle Herausforderungen mit sich. Deshalb gibt es kein allgemein gültiges “Kochrezept”, um den perfekten Antrag zu stellen. Hol dir professionelle Beratung für die größten Chancen auf eine Bewilligung.

Welchen Nutzen habe ich von einer professionellen Beratung für Forschungszulagen?

Förderanträge können komplex sein, das Antragsverfahren unübersichtlich. Mithilfe einer professionellen Beratung kannst du dir sicher sein, dass alle Vorgaben und Fristen eingehalten werden.

Kann ich vorab Erstberatung in Anspruch nehmen?

Natürlich. In einem kostenlosen Erstgespräch kannst du erfragen, ob dein Projekt für die Forschungszulage in Frage kommt und wie deine Chancen stehen. Klicke hier und vereinbare noch heute einen Termin.

Fazit und Zusammenfassung

Herzlichen Glückwunsch! Nachdem du diesen Artikel gelesen hast, bist du nun bestens gerüstet, um einen erfolgreichen Forschungszulage Antrag zu stellen. Die sieben Schritte, die hier offenbart wurden, geben dir eine klare Vorstellung davon, wie du dein Vorhaben erfolgreich durchführen kannst.

Es ist unbestreitbar, dass die steuerliche Förderung von Forschung und Entwicklung ein lukratives Angebot für Unternehmen darstellt. Mit Zulagen von bis zu 25% können Projekte unterstützt und Unternehmen gestärkt werden. Das Beste daran ist, dass diese Förderung für jedes in Deutschland steuerpflichtige Unternehmen zugänglich ist, unabhängig von Branche, Größe oder Rechtsform.

Du kennst nun die Voraussetzungen, die förderfähigen Tätigkeiten und die Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit dein Antrag bewilligt wird. Von der Grundlagenforschung bis zur industriellen Entwicklung werden Projekte unterstützt, die einen Beitrag zur Innovation leisten.

Jetzt handeln: Ergreifen Sie die Initiative für Ihr kostenloses Beratungsgespräch

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch mit einem professionellen Förderberater zu vereinbaren. Dieses Gespräch wird dir nicht nur eine klare Einschätzung darüber geben, ob dein Projekt förderfähig ist, sondern hilft dir auch, den Antragsprozess strategisch zu planen. Expertise im Antragsprozess und eine gründliche Vorbereitung sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Antrag.

Auch wenn das Antragsverfahren auf den ersten Blick komplex erscheint: Mit dem richtigen Team, einer klaren Strategie und professioneller Beratung hast du die besten Chancen auf eine Bewilligung. Ein erfahrener Förderberater kann dir helfen, alle Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass dein Antrag reibungslos durchläuft.

Zögere nicht, die Beratung in Anspruch zu nehmen. Ein kostenloses Erstgespräch bietet dir die Möglichkeit, deine Fragen zu klären und eine fundierte Entscheidung über den weiteren Verlauf deines Vorhabens zu treffen. Nutze diese Chance, um deine Projekte voranzubringen und von den attraktiven Fördermöglichkeiten zu profitieren. Vereinbare noch heute einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch und starte deine Reise zu einer erfolgreichen Forschungszulage!

Portraitfoto mit Kai Thierhoff

Kai Thierhoff

Prof. Dr. Kai Thierhoff, ausgebildeter Betriebswirt und promovierter Experte für Entrepreneurship, ist eine feste Größe in der Gründerszene. Nach seinem Studium in Köln und seiner Promotion an der ebs european business school hat er sich als Gründer und Mitgründer zahlreicher Unternehmen etabliert. Kai ist nicht nur in der Praxis tief verwurzelt, sondern teilt sein Wissen auch als Dozent für Entrepreneurship an der Rheinischen Hochschule in Köln.

In über 20 Jahren mit seinem Beratungsunternehmen hat er in hunderten Kundenprojekten praxisrelevantes Wissen im Bereich Funding und insbesondere öffentliche Förderungen aufgebaut. Spezialisiert auf die Förderung aus dem Forschungszulagengesetz begleitete Kai mit seinem Team bereits hunderte Unternehmen zu einem erfolgreichen Förderbescheid in siebenstelliger Höhe.

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