Geschenktes Geld vom Staat

Prof. Dr.
Kai Thierhoff

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Die Forschungszulage rückwirkend beantragen: Schritte & Tipps

von | 26.04.2024 | Rahmenbedingungen für die Forschungszulage (Unternehmensgröße, Umsatz, Branche, etc.)

Forschende Unternehmen können seit 2020 von der attraktiven Forschungszulage profitieren und sich Millionenbeträge als Steuererstattung zurückholen. Dabei spielt die Branche, Unternehmensgröße oder Rechtsform keine Rolle – es gibt prinzipiell kaum Einschränkungen. Obwohl im Idealfall eine jährliche Antragstellung und Bewilligung erfolgt, kannst du die Forschungszulage bis zu 4 Jahre lang rückwirkend beantragen!

Dadurch hat dein Unternehmen die einmalige Gelegenheit, sich auf einen Schlag hohe Fördersummen zu sichern. Wir erklären dir in diesem Artikel alle notwendigen Schritte & Tipps für eine erfolgreiche rückwirkende Antragstellung.

Warum die rückwirkende Forschungszulage ein Gamechanger ist

Steigende Kosten für Arbeitskräfte und Energie drücken derzeit auf die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen. Das macht insbesondere hohe Forschungsinvestitionen zu einem riskanten Unterfangen. Doch ohne zukunftsweisende Forschung und Entwicklung verliert Deutschland womöglich den Anschluss zur internationalen Konkurrenz.

Genau aus diesem Grund kann diese Zulage ein wahrer Gamechanger sein:

  • Zur Unterstützung aller forschenden Unternehmen
  • Umfasst Ausgaben für Personal, Aufträge und Forschungsgüter
  • Ab März 2024 steigt die Fördersumme auf maximal 3,5 Mio. Euro
  • Rückwirkende Beantragung bis zu 4 Jahre lang möglich

Damit hast du ein unverzichtbares Instrument zur Hand, um hohe Forschungsausgaben zu stemmen. Wenn du förderfähige Projekte identifizieren kannst und die steuerliche Forschungszulage rückwirkend beantragst, sind Millionensummen als Steuererstattung möglich. Das ist in schwierigen Zeiten die richtige Finanzspritze für dein Unternehmen.

Allen voran KMU können davon profitieren und nehmen die Zulage gerne in Anspruch. Die folgende Grafik zeigt die Größe der antragstellenden Unternehmen (Verteilung in %):

forschungszulage rueckwirkend

Quelle: BSFZ – Zeitraum: 16.09.2020 – 31.03.2024

Das Potenzial der rückwirkenden Forschungszulage nutzen

Glücklicherweise hat die Bundesregierung von Anfang an damit geplant, dass nicht alle Unternehmen die Zulage sofort in Anspruch nehmen werden. Denn speziell zu Beginn gab es noch viele Unklarheiten und wenig Erfahrung. Deswegen ist im Forschungszulagengesetz die rückwirkende Beantragung fest verankert, um die größtmögliche Wirkung erzielen zu können.

Doch es gab mittlerweile auch einige Änderungen aufgrund der Coronakrise und dem neu verabschiedeten Wachstumschancengesetz. Wenn du die Forschungszulage rückwirkend beantragen möchtest, sind die folgenden Daten essenziell.

Festsetzungsfrist für Ausgaben im jeweiligen Kalenderjahr

Der Gesetzgeber hat die klare Möglichkeit gegeben, die Zulage bis zu 4 Jahre lang rückwirkend beantragen zu können. Zum Vorteil aller Antragsteller bezieht sich diese Angabe aber auf das volle Kalenderjahr. Das bedeutet, dass du zur Festsetzungsfrist zum 31. Dezember 2024 noch Ansprüche für das komplette Jahr 2020 wirksam machen kannst.

Das Wirtschaftsjahr deines Unternehmens ist also nicht relevant, sondern wann die Ausgaben für Forschung und Entwicklung angefallen sind. Fallen diese ins Jahr 2020, dann hast du bis zum Jahresende 2024 Zeit, dir die volle Forschungszulage rückwirkend zu sichern. Fallen Ausgaben ins Jahr 2021, dann hast du entsprechend bis zum Jahresende 2025 Zeit.

Vorsicht: Eine einfache Antragsstellung zum 31. Dezember 2024 wäre natürlich zu spät, denn es muss zuvor eine Bescheinigung der Bescheinigungsstelle (BSFZ) nach § 6 FZulG vorliegen. Da der Antragsprozess ohne Expertenhilfe mehr als 6 Monate in Anspruch nehmen kann, solltest du auf eine professionelle Beratung setzen! Je früher, desto besser.

Drei Förderzeiträume zwischen 2020 und 2024 beachten

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die verschiedenen Förderzeiträume und Maximalbeträge. Die Forschungszulage war ab 2020 als Unterstützung für forschende Unternehmen gedacht. Aber zur Bewältigung der Coronakrise und mit dem neuen Wachstumschancengesetz gab es signifikante Änderungen bei der maximalen Bemessungsgrundlage und mehr.

Hier sind die drei gültigen Förderzeiträume auf einen Blick:

Aufwendungen zwischen
1. Januar 2020 und 30. Juni 2020
– Bemessungsgrundlage: 2 Millionen Euro
– FuE-Personalkosten: 25 % förderfähig
– Auftragsforschung: 15 % förderfähig
– Eigenleistung: 40 Euro pro Stunde
=> Maximaler Förderbetrag: 500.000 Euro
Aufwendungen zwischen
1. Juli 2020 und 27. März 2024
– Bemessungsgrundlage: 4 Millionen Euro ⬆️
– FuE-Personalkosten: 25 % förderfähig
– Auftragsforschung: 15 % förderfähig
– Eigenleistung: 40 Euro pro Stunde
=> Maximaler Förderbetrag: 1.000.000 Euro ⬆️
Aufwendungen ab
28. März 2024
– Bemessungsgrundlage: 10 Millionen Euro ⬆️
– FuE-Personalkosten: 25–35 % förderfähig ⬆️
– Auftragsforschung: 17,5–24,5 % förderfähig ⬆️
– Eigenleistung: 70 Euro pro Stunde ⬆️
– Ausgaben für Forschungsgüter ⬆️
=>Maximaler Förderbetrag: 3.500.000 Euro ⬆️

Solltest du also ausreichend förderfähige Projekte zwischen den Kalenderjahren 2020 und 2023 identifizieren, dann sind Millionenbeträge als Steuererstattung möglich. Deshalb sollte jedes forschende Unternehmen alle Möglichkeiten prüfen, um die Forschungszulage rückwirkend beantragen zu können. Weitere Informationen zum maximalen Förderbetrag findest du hier.

Kriterien und Voraussetzungen: Wer kann die steuerliche Forschungszulage rückwirkend beantragen?

Damit die Zulage eine große Wirkung in der freien Wirtschaft erzielen kann, hat die Bundesregierung nur sehr wenige Einschränkungen gemacht. Die Forschungszulage fördert praktisch alle Wirtschaftsbereiche und Industrien. Grundsätzlich reichen eine einfache Steuerpflicht sowie passende förderfähige Forschungsprojekte.

Steuerpflicht in Deutschland

Da die finanzielle Unterstützung meistens in Form einer Steuererstattung bzw. Anrechnung erfolgt, müssen Unternehmen (oder Personen) steuerpflichtig sein. Es spielt dabei jedoch keine Rolle, ob sie tatsächlich Steuern zahlen. So investieren beispielsweise Start-ups viel Geld in Forschung und Entwicklung, ohne große Umsätze oder gar Gewinne zu erzielen.

Sollte die steuerliche Forschungszulage, rückwirkend oder nicht, die festgesetzte Steuerlast übersteigen, dann erfolgt sogar eine tatsächliche Auszahlung. In beiden Fällen profitiert das geförderte Unternehmen von einer attraktiven Unterstützung. Das gilt für alle Branchen und Rechtsformen, von der Kapitalgesellschaft hin zum Einzelunternehmer.

Kriterien zu förderfähigen Projekten

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind förderfähige Projekte und Ausgaben, die eine Reihe von Kriterien erfüllen müssen. Die Zulage unterstützt nur die Bereiche Grundlagenforschung, industrielle Forschung und experimentelle Entwicklung. Weitere Details dazu findest du in unserem Artikel zur steuerfreien Forschungszulage 2024.

Doch die betroffenen Forschungsprojekte müssen ebenfalls neuartig, schöpferisch und systematisch sein. Reproduzierbarkeit und ein ungewisser Ausgang schließen das Anforderungspaket ab. Was zunächst sehr kompliziert klingt, ist bei guter Dokumentation und dank kompetenter Beratung sehr einfach zu erfüllen.

Ausgaben im jeweiligen Zeitraum

Sind die beiden ersten Voraussetzungen erfüllt, müssen förderfähige Ausgaben natürlich noch in den passenden Zeitraum fallen. So zum Beispiel bei einer rückwirkenden Beantragung der Forschungszulage für das Jahr 2020. Entscheidend ist hierbei, zu welchem Zeitpunkt die Aufwendungen angefallen sind. Eine transparente Kostenerfassung ist also unabdingbar.

Da die Zulage jährlich beantragt werden kann, ist eigentlich nur noch relevant, für welches Jahr Forschungsausgaben wirksam anrechenbar sind. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nämlich nicht möglich. Beachte hierbei aber die unterschiedlichen Förderzeiträume und Bemessungsgrundlagen zwischen 2020 und 2024 (siehe oben).

Das wird benötigt, um die Forschungszulage rückwirkend zu beantragen

Grundsätzlich gibt es keine Unterschiede zwischen einer „aktuellen“ und einer rückwirkenden Beantragung. Die Anforderungen, Dokumentation und Schritte sind identisch – einzig der Erfassungszeitraum ändert sich. Ein systematischer Ansatz ist hierbei der Schlüssel zum Erfolg.

1. Förderfähige Projekte rückwirkend identifizieren

Jedes Unternehmen sollte ohnehin alle Projekte ordentlich führen und Ausgaben transparent erfassen. Das schafft nicht nur nachhaltige Wettbewerbsvorteile, sondern ist meistens auch im Zuge eines Jahresabschlusses unabdingbar. Doch wenn du die Forschungszulage rückwirkend beantragen möchtest, musst du alle förderfähigen Projekte vorab identifizieren.

Das kann manche Unternehmen nachträglich vor große Herausforderungen stellen. Denn meistens war es nicht abzusehen, dass solche Daten Jahre später wieder benötigt werden. Im Idealfall fertigst du vorab eine Liste mit Projekten und Ausgaben an, die zur Förderung infrage kommen könnten. Das hilft bei der späteren Selektion.

2. Nachweisbare Dokumentation erstellen

Während eine einfache Kostenerfassung für GuV und Jahresabschluss reicht, benötigt die Bescheinigungsstelle Forschungszulage etwas mehr Dokumentation. Schließlich musst du nachweisen können, dass deine Forschungsprojekte alle zuvor genannten Kriterien erfüllen. Erstelle alle Dokumente mithilfe der richtigen Ansprechpartner im Unternehmen.

Hierbei greift vor allem das Kriterium der Nachweisbarkeit bzw. Planmäßigkeit. Alle Arbeiten müssen aus wissenschaftlicher oder technischer Sicht definiert sein und klare Ziele vorweisen. Ein Ressourcen- und Personalplan sowie transparente Arbeitspakete und Meilensteine sind ebenfalls hilfreich. Alle relevanten Ausgaben müssen nachvollziehbar sein.

3. Antrag bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage

Der nächste Schritt ist der eigentliche Antragsprozess selbst. Alle notwendigen Unterlagen bzw. Formulare findest du direkt auf der offiziellen Seite der Bescheinigungsstelle (BSFZ). Ein mehrseitiges Infoblatt erklärt dir auf der Seite ein paar wichtige Aspekte, die beim Ausfüllen zu beachten sind. Die ausführliche Arbeitshilfe solltest du ebenfalls vorab durchlesen.

Nachdem du deinen Antrag eingereicht hast, folgt als Nächstes die Prüfung durch die Bescheinigungsstelle. Erst danach entscheidet sich, ob dein Projekt für die Forschungszulage auch rückwirkend infrage kommt. Unsere ausführliche Schritt für Schritt Anleitung erklärt dir den offiziellen Antragsprozess noch einmal etwas genauer.

4. Bei Ablehnung ist ein Widerspruch möglich

Sollte es zu einer Ablehnung deines Antrags kommen, ist das noch kein Grund sofort aufzugeben. Denn relativ viele Forschungsprojekte werden im ersten Durchlauf abgelehnt, ob rückwirkend oder nicht. Du hast in diesem Fall die Option, Widerspruch einzulegen und deine Dokumentation noch einmal zu überarbeiten.

Spätestens dann gilt eine professionelle Beratung als unverzichtbar, um die Chance auf diese attraktive Förderung nicht zu verpassen. Im Anschluss an ein erfolgreiches Antragsverfahren erhält dein Unternehmen die Bescheinigung der BSFZ und einen Vordruck für das Finanzamt. Mit dem Vordruck beantragst du letztlich deine Steuererstattung.

Timing und Fristen: Optimale Planung der Antragstellung

Selbstverständlich gibt es einige Termine und Fristen, die fast noch wichtiger sind, wenn du die Forschungszulage rückwirkend geltend machen möchtest. Hier ist vor allem auf die lange Vorbereitungs- und Bearbeitungszeit zu achten. Wenn dein Unternehmen bislang keine Erfahrung mit dem Prozess hat, solltest du mindestens 6 Monate einplanen.

Du hast das ganze Jahr Zeit, einen Antrag zu stellen

Für die Antragstellung selbst gibt es keinen bestimmten Zeitpunkt, zu dem du ihn unbedingt stellen musst. So hast du beispielsweise das ganze Jahr 2024 Zeit, um die Forschungszulage für 2020 rückwirkend zu beantragen. Die Festsetzungsfrist ist in jedem Jahr der 31. Dezember und maßgeblich für das Wirtschaftsjahr ist der Zeitpunkt der Aufwendungen.

Aber es gibt eine wichtige Einschränkung: Damit dein Unternehmen die Forschungszulage rechtzeitig bilanzieren kann, brauchst du die Bescheinigung der BSFZ. Dieser Prozess kann wiederum ohne fremde Hilfe mehrere Monate in Anspruch nehmen. Deswegen ist es ausgesprochen wichtig, schon heute mit der Planung zu beginnen!

Vorbereitung, Antragstellung und Bewilligung dauern rund 6 Monate

Das Identifizieren aller förderfähigen Projekte kann insbesondere nachträglich eine riesige Herausforderung sein. Hinzu kommt das Sammeln aller notwendigen Dokumente, um Nachweisbarkeit und Planmäßigkeit zu gewährleisten. Die Vorbereitung allein nimmt für gewöhnlich 3 Monate in Anspruch (oder noch länger).

Doch auch der offizielle Antragsprozess kann ebenfalls bis zu 3 Monate veranschlagen. Hierzu gehören die Registrierung über das ELSTER-Zertifikat, die Antragstellung im Webportal und die anschließende Prüfung durch die BSFZ. Mit der Bescheinigung sind dann alle Anforderungen für eine rückwirkende Beantragung der steuerfreien Forschungszulage erfüllt.

Bei Ablehnung kommen noch einmal 3 Monate hinzu

Sollte es hingegen im ersten Anlauf zu einer Ablehnung deines Antrags kommen, musst du zusätzlich 3 Monate einplanen. Zum einen wird es wahrscheinlich nötig sein, Dokumente und Unterlagen zu aktualisieren. Zum anderen muss dein Unternehmen den formalen Antragsprozess wiederholen und die neuen Unterlagen entsprechend prüfen lassen.

Genau aus diesem Grund ist es so wichtig, am besten bereits im Frühjahr mit allen Vorbereitungen zu beginnen. Je weiter die Projekte zurückliegen, desto schwieriger kann die ordentliche Dokumentation ausfallen. Die Forschungszulage rückwirkend zu beantragen, kann sich trotzdem als wahrer Gamechanger für dein Unternehmen erweisen!

Häufige Fehler vermeiden bei der rückwirkenden Antragstellung

Leider machen Antragsteller immer wieder beliebte Fehler, die zu einer deutlichen Verzögerung oder sogar zur endgültigen Ablehnung führen. Deswegen solltest du unbedingt die folgenden Fehler vermeiden und im Zweifelsfall Expertise von außen einholen.

  • Zu kurze Vorbereitungsphase: Wie im Abschnitt zuvor erklärt, kann die Vorbereitung, Antragstellung und Bewilligung rund 6 Monate in Anspruch nehmen. Doch die Vorbereitungsphase liegt ganz in deiner Hand – fang also früh mit der Planung an!
  • Unzureichende Dokumentation: Die meisten Anträge scheitern im ersten Anlauf an mangelnder oder intransparenter Dokumentation. Klare Projekt-, Arbeits- und Personalplanung ist mit Hinblick auf Nachweisbarkeit der Schlüssel zum Erfolg.
  • Keine internen Ansprechpartner: Es ist zu Beginn unglaublich wichtig, interne Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner zu definieren. Ohne das notwendige technische Know-how ist eine erfolgreiche Antragstellung kaum möglich.
  • Fehlende Expertise: Unbekannte Prozesse und Abläufe können dein Unternehmen auf die Probe stellen. Deswegen ist vor allem bei der rückwirkenden Forschungszulage eine zuverlässige Beratung unabdingbar. Spare Zeit und erhöhe deine Erfolgschancen!

4 essenzielle Fragen und Antworten für Unternehmen

Kann ich die Forschungszulage für vergangene F&E-Projekte rückwirkend beantragen?

Du kannst die Forschungszulage 4 Jahre lang rückwirkend beantragen. Hierfür musst du lediglich förderfähige Projekte identifizieren und einen Antrag bei der BSFZ stellen. So ist eine Beantragung für das Jahr 2020 problemlos im Jahr 2024 möglich. Beachte aber die notwendige Vorbereitungs- und Bewilligungszeit!

Welche sind die wichtigsten Eckpunkte und Fristen für die rückwirkende Beantragung der Forschungszulage?

Um die Zulage rückwirkend zu erhalten, muss zum 31. Dezember eines jeweiligen Jahres zumindest die Bescheinigung der BSFZ vorliegen. Das ist eine notwendige Bedingung, um den Förderbetrag später beim Finanzamt zu melden und wirksam in der GuV zu erfassen. Der Prozess kann Monate dauern, eine Vorbereitung sollte deshalb im Frühjahr beginnen.

Wo kann ich die Forschungszulage rückwirkend beantragen?

Der Antrag erfolgt immer bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ). Ob es sich um eine „zeitige“ oder rückwirkende Beantragung handelt, spielt im Antragsprozess keine Rolle. Abgesehen von unterschiedlichen Daten ist der gesamte Prozess absolut identisch und unabhängig davon, wie viele Jahre die Forschungsprojekte zurückliegen.

Wie hoch ist die maximale Förderung, die ich dank dem Forschungszulagengesetz rückwirkend erhalten kann?

Die maximalen Förderhöhen ergeben sich aus den drei verschiedenen Zeiträumen, die wir zu Beginn des Artikels vorgestellt haben. Kurz und knapp gesagt: Für die Jahre 2020 bis 2023 sind insgesamt bis zu 4 Millionen Euro möglich (1 Mio. Euro pro Jahr). Ab 2024 können KMU sogar bis zu 3,5 Millionen jährlich erhalten (später auch rückwirkend!).

Fazit: Forschungszulage rückwirkend beantragen und attraktive Unterstützung sichern!

Hohe Ausgaben für Forschung und Entwicklung stellen den Standort Deutschland derzeit vor eine wahre Kraftprobe. Doch seit 2020 gibt es eine hervorragende Möglichkeit, sich als forschendes Unternehmen hohe Fördersummen als Steuererstattung zu sichern. Dabei ist eine Antragsstellung bis zu 4 Jahre lang rückwirkend möglich!

Das ermöglicht deinem Unternehmen, auf einen Schlag hohe Millionensummen zurückzuerhalten und weitere Forschungsausgaben zu decken. In Zeiten hoher Kosten darfst du diese Finanzspritze nicht ignorieren. Wenn du jetzt aktiv wirst, schaffst du sogar noch eine attraktive Erstattung deiner förderfähigen Kosten aus dem Jahr 2020.

Jetzt handeln: Mit unserer Hilfe zeitnah alle Projekte zwischen 2020 und 2023 rückwirkend fördern lassen

Doch das Zeitfenster für die rückwirkende Forschungszulage 2020 wird immer knapper, denn der Prozess kann Monate in Anspruch nehmen. Mit einer kompetenten Beratung an deiner Seite gelingt dir die Vorbereitung weitaus schneller. Wir begleiten dich von Anfang bis zum Ende durch den gesamten Prozess, damit dein Antrag zum vollen Erfolg wird.

Hast du noch weitere Fragen zu diesem spannenden Thema? Oder möchtest du mit unserer Hilfe prüfen, ob deine Projekte für die Forschungszulage rückwirkend infrage kommen? Dann vereinbare noch heute deinen kostenlosen Beratungstermin!

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