Forschungszulage-Auszahlung: So erfolgt die Ausschüttung

von | 28.05.2024 | Ablauf des Antragsprozesses bei der Forschungszulage

Die im Jahr 2020 eingeführte Forschungszulage wird bei Unternehmen aller Größen immer beliebter. Sie dient der gezielten Förderung von Forschung und Entwicklung in Deutschland und soll bei der Finanzierung hoher Ausgaben helfen. Doch es gibt nach wie vor immer wieder Unklarheiten, was die Auszahlung der Forschungszulage betrifft. Denn für gewöhnlich erfolgt sie als Steuergutschrift auf die zu zahlende Körperschafts- oder Einkommenssteuer.

Wir erklären dir, wie dein Unternehmen von diesen attraktiven Steuererleichterungen profitieren kann. Danach gehen wir darauf ein, unter welchen Bedingungen es zu einer tatsächlichen Ausschüttung durch das Finanzamt kommt.

Bescheinigungsstelle & Bundesministerium für Forschung

Zunächst möchten wir jedoch dieses praktische Förderungsprogramm samt seiner zahlreichen Vorteile vorstellen. Das zum 1. Januar 2020 verabschiedete Forschungszulagengesetz (FZulG) bildet hierfür die rechtliche Grundlage. Ein offizieller Förderantrag ist dabei jederzeit über die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) möglich.

Die Zulage bietet eine attraktive finanzielle Unterstützung:

  • Für alle steuerpflichtigen Unternehmen & Personen in Deutschland
  • Maximaler Förderbetrag zwischen 2,5 und 3,5 Millionen Euro pro Jahr
  • Umfasst wichtige Ausgaben für Personal, Auftragsforschung und mehr
  • Förderung von Forschungsprojekten 4 Jahre rückwirkend möglich
  • Ohne jährliches Förderlimit bzw. kein auslaufendes Budget

Das BSFZ ist dem Bundesministerium für Forschung und Entwicklung unterstellt und prüft alle eingereichten Anträge. Bei einer positiven Bescheinigung kann sich am Ende ein Steuervorteil ergeben oder gar die Auszahlung der Forschungszulage erfolgen. Das hängt allen voran von der zu zahlenden Steuerlast ab – dazu mehr in den nächsten Abschnitten.

Steuerliche Forschungszulage: Auszahlung im Überblick

Damit dein Unternehmen diese Zulage beantragen kann, muss es zwingend steuerpflichtig sein. Denn eine Bezahlung erfolgt in den meisten Fällen als direkte Verrechnung mit der zu zahlenden Körperschaftsteuer. In einem solchen Fall ist die Forschungszulage komplett steuerfrei (anders als viele andere Förderprogramme in Deutschland).

Für die meisten Unternehmen dürfte der Ablauf wie folgt sein:

  1. Erbringen der Forschungsleistung: Die Forschungszulage stellt keinen Vorschuss dar, sondern wird auf angefallene förderfähige Kosten nach einem Wirtschaftsjahr gewährt. Dein Unternehmen muss die Ausgaben also zunächst vorfinanzieren.
  2. Antrag auf Förderung stellen: Als Nächstes folgt die Antragstellung selbst – hierbei musst du der BSFZ deine Ausgaben transparent darstellen. Sie stellt anschließend eine Bescheinigung an dich und dein zuständiges Finanzamt aus.
  3. Forschungszulage-Auszahlung: Zum Schluss musst du einen Antrag auf Festsetzung der Zulage bei deinem Finanzamt stellen. Es verrechnet dann den gewährten Förderbetrag mit der nächsten zur zahlenden Körperschaftsteuer.

Das bedeutet, in vielen Fällen gibt es keine tatsächliche Ausschüttung, sondern eine Verrechnung mit der Körperschafts- oder Einkommenssteuer. Es gibt aber dennoch Ausnahmefälle, bei denen das Finanzamt den Betrag ausbezahlen kann.

Wann erfolgt eine tatsächliche Auszahlung der Forschungszulage durch das Finanzamt?

Aber wie sieht es eigentlich aus, wenn der gewährte Förderbetrag die zu zahlende Steuerschuld übersteigt? In einem solchen Fall kommt es dann tatsächlich zu einer Auszahlung durch das Finanzamt. Hiervon können also auch Start-ups und neue Unternehmen profitieren, die sich Anfangs noch oft einige Jahre in der Verlustphase befinden.

Das folgende Beispiel stellt Anrechnung und Ausschüttung dar:

Unternehmen 1Unternehmen 2
Festgesetzte KSt 20245.000.000 Euro1.000.000 Euro
./. Forschungszulage2.000.000 Euro3.000.000 Euro
= Steuerlast3.000.000 Euro– 2.000.000 Euro
Auszahlung0 Euro2.000.000 Euro

Unternehmen 1 kann die gewährte Forschungs- bzw. Bundeszulage komplett mit der zu zahlenden Steuer verrechnen. Unternehmen 2 erhält hingegen eine Auszahlung, weil der Förderbetrag die festgesetzte Körperschaftsteuer übersteigt. Das bedeutet, alle steuerpflichtigen Unternehmen können profitieren, unabhängig davon, wie viel Steuern sie eigentlich zahlen.

Hinweis: Dieses vereinfachte Beispiel verzichtet bewusst auf die Darstellung einer üblichen Vorauszahlung der Körperschaftsteuer (zusätzliche Komplexität). Ab dem 1. Januar 2025 soll die Forschungszulage ohnehin beim Vorauszahlungsverfahren berücksichtigt werden, sodass eine Anrechnung frühzeitig erfolgen kann.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Vom Antrag bis zu zur Auszahlung der Forschungszulage

Doch bevor es überhaupt zu einer Auszahlung kommen kann, muss dein Unternehmen zunächst durch den Antragsprozess. Hierbei gibt es mehrere Schritte zu beachten – eine professionelle Beratung führt dich schnell und zuverlässig durch den gesamten Prozess.

In diesem ausführlichen Artikel findest du noch einmal weitere Zwischenschritte sowie hilfreiche Tipps zum Antragsprozess. Hier ist eine kompakte Übersicht:

1. Förderfähige Projekte im Unternehmen identifizieren

Der erste Schritt ist immer, die richtigen Projekte sowie entstandene Kosten zu identifizieren. Dabei ist es empfehlenswert, von Anfang an klare Verantwortlichkeiten zu benennen und interne Aufgaben effizient zu verteilen. Ein Projektmanager kann die notwendigen Meetings aufsetzen und durch alle weiteren Schritte führen. Im Idealfall bringt er natürlich bereits Erfahrung mit dem Antragsprozess mit – das erleichtert die weiteren Aufgaben.

2. Saubere Dokumentation aller Forschungsausgaben vorbereiten

Insbesondere bei der rückwirkenden Beantragung der Forschungszulage kann es eine Herausforderung sein, alle Forschungskosten transparent zu erfassen. Deswegen ist eine saubere Dokumentation unabdingbar. Beim Antrag selbst wird zwar nicht nach Nachweisen gefragt, doch im Zweifel kann die BSFZ oder das Finanzamt durchaus nachhaken. Zudem muss die Höhe der exakten Ausgaben natürlich auch intern klar sein.

3. Förderantrag bei Bescheinigungsstelle Forschungszulage stellen

Als Nächstes folgt die eigentliche Antragstellung bei der Bescheinigungsstelle über das eigens dafür eingerichtete Webportal. Alle weiteren Schritte verlaufen komplett digital und Nachweise sind normalerweise nicht erforderlich. Denn das Portal führt durch alle notwendigen Angaben, darunter Stammdaten sowie Informationen zum Forschungsprojekt. Danach prüft die BSFZ den Antrag und stellt eine Bescheinigung aus.

4. Antrag auf Festsetzung beim Finanzamt einreichen

Mit der Bescheinigung erfolgt aber noch keine Auszahlung der Forschungszulage. Denn erst mit deinem Antrag auf Festsetzung kann das Finanzamt tätig werden. Es prüft dann noch einmal alle steuerrelevanten Daten und hält diese in einem Bescheid fest. Anschließend folgt die tatsächliche Anrechnung oder Ausschüttung mit der nächsten Festsetzung der Körperschaftsteuer (oder Einkommensteuer bei Personen).

5. Forschungszulage-Auszahlung für Folgejahre berücksichtigen

Die Forschungszulage kann eine attraktive jährliche Unterstützung für Forschung und Entwicklung darstellen. Bei mehrjährigen Projekten sind deswegen auch Folgeanträge möglich, um sich den maximalen Förderbetrag zu sichern. Das Finanzamt kann also unter den richtigen Voraussetzungen über mehrere Jahre hinweg die Forschungszulage verrechnen oder ausbezahlen. Plane frühzeitig mit einem möglichen Folgeantrag.

Wann du eine Auszahlung der Forschungszulage durch das Finanzamt erwarten kannst

Der gesamte Prozess bis zur Bescheinigung kann rund sechs Monate in Anspruch nehmen. Insbesondere Unternehmen, die zum ersten Mal einen Antrag stellen, müssen in der Regel etwas mehr Vorbereitungszeit einplanen. Eine zuverlässige Beratung kann dir jedoch dabei helfen, alle Informationen schnell zu sammeln und deinen Antrag zeitig zu stellen.

Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) benötigt dann noch einmal bis zu drei Monate. Sie prüft alle Angaben, fragt im Zweifel nach und entscheidet, ob dein Forschungsprojekt förderfähig ist. Auf die Bescheinigung folgt schließlich ein Antrag zur nächsten Festsetzung beim Finanzamt samt Auszahlung/Verrechnung.

Daten bis zur Forschungszulage-Auszahlung auf einen Blick:

1. Vorbereitungsphase durch Unternehmen2. Antragsprozess beim BSFZ3. Verrechnung/Auszahlung durch das Finanzamt
3 Monate3 Monatezur nächsten Steuerfestsetzung

Forschungszulage nach Auszahlung richtig buchen

Mit dem positiven Bescheid der BSFZ und dem Antrag zur nächsten Steuerfestsetzung muss die Forschungszulage aber auch richtig gebucht werden. Nach einer Aktivierung ist sie in der Gewinn- und Verlustrechnung unter den sonstigen betrieblichen Erträgen (§§ 275 Abs. 2 Nr. 4, Abs. 3 Nr. 6 HGB) zu erfassen.

Ob es aufgrund deiner Steuerlast zu einer vollständigen Verrechnung kommt. Oder ob das Finanzamt die Forschungszulage ausbezahlen sollte, ändert nichts an diesem Grundprinzip. Selbst bei einer Ausschüttung ist es bilanzrechtlich keine negative Steuer! Deswegen ist das Konto „Steuern vom Einkommen und vom Ertrag“ zu vermeiden.

Weitere Informationen zur Bilanzierung dieser attraktiven Zulage findest du in diesem Artikel.

Vermeide häufige Fehler beim Antrag und der Auszahlung deiner Forschungszulage

Leider machen viele Unternehmen kleine und größere Fehler beim Antrag, was zu einer Verzögerung bei der Auszahlung führen kann. Deswegen ist es insbesondere beim Erstantrag ausgesprochen empfehlenswert, sich eine kompetente Beratung zu suchen. Dadurch kannst du die folgenden häufigen Fehler effizient vermeiden.

Richtige Forschungsprojekte auswählen

Die Auswahl der richtigen Forschungsprojekte ist für einen erfolgreichen Antrag essenziell. Denn es gilt, eine Vielzahl von Kriterien zu erfüllen. So kommen nur Projekte der Kategorie Grundlagenforschung, industrielle Forschung und experimentelle Entwicklung infrage. Zudem gibt es noch die Kriterien Neuartigkeit, Unwägbarkeit und Planmäßigkeit.

Deshalb ist es so wichtig, von Anfang an die richtigen Projekte samt förderfähigen Kosten zu identifizieren. Das vereinfacht nicht nur die weitere Vorbereitung auf deiner Seite, sondern hilft auch der BSFZ bei der zügigen Entscheidung.

Ausreichend Ressourcen und Zeit einplanen

Förderanträge sind nachmal sehr aufwändig, um alle Informationen zu sammeln und aufzubereiten. Speziell Erstanträge können mit viel internem Zusatzaufwand verbunden sein, was Mitarbeiter vom Tagesgeschäft ablenkt. Hinzu kommt die mehrmonatige Vorbereitungs- und Antragsphase – bis zur Auszahlung der Forschungszulage vergehen oft 6 Monate.

Schaffe von Anfang an klare Verantwortlichkeiten und benenne einen Projektmanager, der sich voll und ganz auf den Förderantrag konzentrieren kann. Alternativ kannst du die Hilfe eines erfahrenen Förderberaters in Anspruch nehmen.

Ablehnung und Folgeanträge berücksichtigen

Rund ein Drittel aller Förderanträge lehnt die Bescheinigungsstelle im ersten Anlauf ab. Hierfür kann es zahlreiche Gründe geben, die aber erst einmal zweitrangig sind. Viel wichtiger ist es, die Möglichkeit eines Widerspruchs zu prüfen, um Unterlagen nachzureichen. Dadurch kann sich dein Unternehmen am Ende womöglich doch die Zulage sichern.

Berücksichtige ebenfalls, dass viele forschende Unternehmen für eine jährliche Förderung infrage kommen. Deswegen kann es sinnvoll sein, schon heute Strukturen für eine jährliche Beantragung dieser attraktiven Unterstützung zu schaffen.

Wie die Forschungszulage deine Unternehmensfinanzen stärkt

Forschung, Entwicklung und Innovationen gehören zu den Grundpfeilern von Deutschlands Wettbewerbsfähigkeit. Doch speziell in den vergangenen Jahren sind die Kosten für Personal und Auftragsforschung stark gestiegen. Genau aus diesem Grund ist die Forschungs – bzw. Bundeszulage das ideale Mittel, um forschungsintensive Unternehmen zu unterstützen.

Sie deckt nämlich die wichtigsten Kostenfaktoren von Forschung ab:

  • 25 bis 35 % der förderfähigen Personalkosten
  • 15 bis 24,5 % für Ausgaben bei Auftragsforschung
  • 70 Euro pro Stunde bei eingebrachter Eigenleistung
  • Investitionen in notwendige Forschungsgüter

Insbesondere KMU profitieren dabei von einer Sonderregel, die mit dem neu verabschiedeten Wachstumschancengesetz in Kraft getreten ist. Sie können die Bemessungsgrundlage von 25 auf 35 % erhöhen und eine noch attraktivere Verrechnung oder Auszahlung der Forschungszulage erhalten. Im Idealfall deckt das ein Drittel aller Forschungsausgaben.

Mit bis zu 3,5 Millionen Euro pro Jahr kann das für kleine und mittlere Unternehmen der entscheidende Faktor bei der Wettbewerbsfähigkeit sein. Doch auch größere Konzerne profitieren von der Hilfe, um risikoreiche Forschungsprojekte zu rechtfertigen. Zudem kannst du auch Projekte in der Vergangenheit fördern lassen – bis zu 4 Jahre lang rückwirkend!

Wichtiger Hinweis: Die Forschungszulage erfolgt als rückwirkende Steuererstattung oder Ausschüttung. Dein Unternehmen muss die Ausgaben also zunächst vorfinanzieren. Ein anderes Förderungsprogramm wie das ZIM bietet nur einen geringen Betrag, leistet aber eine Bezahlung im Voraus. Informiere dich am besten vorab zu den Vor- und Nachteilen.

4 essenzielle Fragen und Antworten für dein Unternehmen

Wann und wie wird die Forschungszulage ausgezahlt?

Nach einer erfolgreichen Antragstellung und Bescheinigung musst du eine Festsetzung beim Finanzamt beantragen. Der gewährte Förderbetrag wird anschließend auf die Steuerlast deines Unternehmens angerechnet. Sollte jedoch ein Überbetrag entstehen, dann erfolgt tatsächlich eine Auszahlung der Forschungszulage mit der nächsten Steuerfestsetzung.

Können Verzögerungen bei der Auszahlung der Forschungszulage auftreten und wie kann ich darauf reagieren?

Für den Antragsprozess solltest du 6 Monate einplanen, ehe die Anrechnung oder Ausschüttung mit der nächsten Steuerfestsetzung erfolgt. Sollte die BSFZ deinen Antrag im ersten Anlauf ablehnen, kann das Widerspruchsverfahren weitere Monate in Anspruch nehmen. Vertraue spätestens im Fall einer Ablehnung auf einen erfahrenen Förderberater!

Wie kann ich Fehler bei der Antragstellung vermeiden?

Mit einer gründlichen Vorbereitung lassen sich die meisten Fehler vermeiden. Setze am besten ein internes Kick-off-Meeting auf, um Verantwortlichkeiten und technische Ansprechpartner zu benennen. Oft muss die gesamte Firma dabei helfen, geeignete Forschungsprojekte zu identifizieren und zu dokumentieren. Das ist die beste Grundlage, um Fehler zu minimieren.

Gibt es spezielle Tipps, um den Auszahlungsprozess der Forschungszulage zu beschleunigen?

Beim Antragsprozess und bei der Festsetzung gibt es kaum Möglichkeiten einer Beschleunigung. Du kannst jedoch in der Vorbereitungsphase viel Zeit sparen – klare Kommunikation und vollständige Unterlagen sind unabdingbar. Wenn deine Mitarbeiter mit den Prozessen und Formularen der BSFZ vertraut sind, gelingt das deutlich schneller.

Fazit: Die Auszahlung der Forschungszulage erfolgt entweder als Steuererstattung oder als Ausschüttung

Wenn dein Unternehmen hohe Forschungsausgaben stemmen muss, dann ist die Forschungszulage oft die ideale finanzielle Unterstützung. Sie deckt zahlreiche Kostenfaktoren ab und beläuft sich ab 2024 auf bis zu 3,5 Millionen Euro im Jahr (für KMU). Eine Antragstellung ist jederzeit und sogar 4 Jahre lang rückwirkend möglich.

Die BSFZ prüft deinen Antrag und stellt dir anschließend eine Bescheinigung bzw. ein Zertifikat aus. Damit beantragst du im Anschluss eine Festsetzung bei deinem zuständigen Finanzamt ein. Sollte der gewährte Förderbetrag deine Steuerlast übersteigen, dann kommt es zu einer tatsächlichen Auszahlung der Forschungszulage. Sonst erfolgt eine direkte Verrechnung bzw. Steuererstattung.

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Hast du noch weitere Fragen zu diesem spannenden Thema oder suchst du nach einem erfahrenen Berater für deinen Antrag? Dann sind wir der richtige Ansprechpartner an deiner Seite. Wir führen dich schnell, sicher und mit minimalem Aufwand durch den Antragsprozess, damit du von diesem attraktiven Förderprogramm profitieren kannst.

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Portraitfoto mit Kai Thierhoff

Kai Thierhoff

Prof. Dr. Kai Thierhoff, ausgebildeter Betriebswirt und promovierter Experte für Entrepreneurship, ist eine feste Größe in der Gründerszene. Nach seinem Studium in Köln und seiner Promotion an der ebs european business school hat er sich als Gründer und Mitgründer zahlreicher Unternehmen etabliert. Kai ist nicht nur in der Praxis tief verwurzelt, sondern teilt sein Wissen auch als Dozent für Entrepreneurship an der Rheinischen Hochschule in Köln.

In über 20 Jahren mit seinem Beratungsunternehmen hat er in hunderten Kundenprojekten praxisrelevantes Wissen im Bereich Funding und insbesondere öffentliche Förderungen aufgebaut. Spezialisiert auf die Förderung aus dem Forschungszulagengesetz begleitete Kai mit seinem Team bereits hunderte Unternehmen zu einem erfolgreichen Förderbescheid in siebenstelliger Höhe.

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